Redegjørelse etter åpenhetsloven

Om åpenhetsloven

Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Om Agens AS

Agens AS (org.nr. 988 669 695) er et ansatteid, norsk digitalbyrå og spillstudio etablert i 2005. Vi utvikler digitale produkter, tjenester og merkevarer for offentlige og private aktører. Våre tjenester omfatter blant annet app- og webutvikling, design, brukeropplevelse og produktstrategi.

Selskapet har hovedkontor i Oslo og avdelinger i Bergen og Grimstad, med rundt 50 ansatte. Vår virksomhet er hovedsakelig kunnskaps- og tjenestebasert, og vi samarbeider primært med leverandører innen teknologi, utvikling og driftstjenester.

Vår tilnærming til åpenhetsloven

Agens AS er omfattet av åpenhetsloven, og jobber aktivt for å etterleve lovens krav på tvers av alle deler av virksomheten. Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er integrert i vår overordnede tilnærming til bærekraft og samfunnsansvar, og ses i sammenheng med våre tiltak innen etisk forretningspraksis, ansvarlig leverandøroppfølging og gode arbeidsforhold — både internt og hos våre samarbeidspartnere.

Risikovurderingene tar utgangspunkt i type tjeneste, geografisk plassering og leverandørens dokumenterte arbeid med menneskerettigheter og arbeidsforhold. Ved identifisert risiko følger vi opp gjennom dialog, krav og tiltak.

Arbeidet med åpenhetsloven

Arbeidet er grovt sett organisert i følgende arbeidsfaser:

Tilrettelegging

• Etablere omfang for arbeidet med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderingene.
• Involvere deltakere i arbeidet med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger.
• Identifisere og analysere interessenter til arbeidet med åpenhetsloven.

Aktsomhetsvurderinger

• Forankre arbeidet med åpenhetsloven.
• Kartlegge faktiske og mulige negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Iverksette tiltak for faktiske forhold og vesentlig risiko.
• Kontrollere og dokumentere effekt av tiltak.
• Kommunisere med interessenter.
• Gjenopprette og erstatte ved faktisk skade på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Redegjørelse

• Årlig redegjørelse av resultater fra aktsomhetsvurderingene (innen 30. juni hvert år).

Svare på spørsmål

• Sikre at alle kan komme i kontakt med oss og stille spørsmål om hvordan vi arbeider med åpenhetsloven og resultater fra våre aktsomhetsvurderinger.

Prosedyren er basert på metodikk og digitale arbeidsflater fra Tavler AS.

Resultat fra vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger

HMS hos leverandører av driftstjenester

Hva er vi usikre på?

Agens AS samarbeider med flere utvalgte leverandører som leverer tjenester innen eiendomsdrift, herunder renhold, kantinedrift og servering av mat, både i våre kontorlokaler og i forbindelse med arrangementer vi gjennomfører i Norge. Selv om disse opererer i et regulert arbeidsmarked, kan bransjene være preget av fysisk krevende arbeid, midlertidige ansettelser og varierende HMS-praksis.

Agens AS følger derfor leverandørene gjennom dialog og systematiske vurderinger, og stiller klare krav til etterlevelse av menneskerettigheter, HMS og anstendige arbeidsvilkår.

Hvorfor har risikoen fått denne vurderingen?

Risikoen knyttet til HMS og arbeidsforhold hos leverandører innen eiendomsdrift og servering vurderes som moderat (gul). Selv om norsk lovverk stiller tydelige krav, er disse bransjene ofte preget av varierende praksis og ulik modenhet når det gjelder HMS-oppfølging.

Manglende eller svak etterlevelse kan få alvorlige konsekvenser for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Samtidig viser erfaring at flere av våre leverandører har gode rutiner. Risikoen følges derfor opp som del av våre aktsomhetsvurderinger, med mål om kontinuerlig forbedring og ansvarlige leveranser.

Tiltak for å håndtere risiko

• Overvåking av leverandørers tiltak. Vi følger jevnlig med på offentlig tilgjengelig informasjon fra leverandører, som redegjørelser etter åpenhetsloven, HMS-policyer og bærekraftsrapporter. Dette gir oss innsikt i hvordan leverandørene arbeider med HMS og arbeidsforhold, og danner grunnlag for dialog og videre oppfølging ved behov.
• Stikkprøver hos utvalgte leverandører. Ved behov gjennomfører vi målrettede stikkprøver, med fokus på HMS-rutiner, opplæring, avvikshåndtering og arbeidsmiljø. Oppfølgingen kan bestå av dialog, dokumentgjennomgang eller bruk av eksisterende tredjepartsrevisjoner og sertifiseringer. Alvorlige avvik kan få konsekvenser for samarbeidet.
• Distribusjon av leverandørkrav. Vi distribuerer leverandørkrav til aktører innen eiendomsdrift og servering. Kravene skal sikre en felles forståelse av forventninger til HMS, arbeidsforhold og ansvarlig praksis, og skal også videreføres til eventuelle underleverandører. Eksisterende systemer og sertifiseringer kan benyttes der de oppfyller våre krav.
• Utsendelse av spørreundersøkelse. Vi kan benytte spørreundersøkelser for å kartlegge leverandørenes praksis innen HMS, arbeidsvilkår og menneskerettigheter. Undersøkelsen dekker blant annet arbeidsmiljø, sikkerhet, bruk av verneutstyr, risikovurderinger, samt ivaretakelse av rettigheter som fagorganisering og likebehandling. Resultatene brukes til risikovurdering og målrettet oppfølging.

HMS i egne arbeidsoperasjoner

Hva er vi usikre på?

Agens AS har et etablert HMS-system og gjennomfører jevnlige risikovurderinger av egne arbeidsprosesser. Som digitalbyrå og spillstudio jobber vi i tverrfaglige team og med varierte arbeidsformer (kontor, hjemmekontor og hos kunde). Selv om virksomheten i hovedsak er digital, kan det oppstå risiko dersom forebyggende tiltak ikke etterleves eller tilpasses arbeidssituasjonen.

De mest relevante risikoområdene er:

• Ergonomi og belastning. Langvarig skjermarbeid og ensformige bevegelser kan gi muskel- og skjelettplager. Vi tilrettelegger med ergonomisk utstyr og retningslinjer for både kontor- og hjemmearbeid.
• Psykososialt arbeidsmiljø. Perioder med høyt tempo og korte frister kan gi stress og økt belastning. Vi følger opp gjennom dialog, fleksibilitet og støtte fra leder og kolleger, også ved fjernarbeid.
• Arbeid utenfor kontor. Hjemmekontor og arbeid hos kunde kan gi variasjon i ergonomi, arbeidsro og teknisk infrastruktur. Vi legger vekt på tydelige forventninger, nødvendig utstyr og støtte for et forsvarlig arbeidsmiljø uavhengig av arbeidssted.
• Kontormiljø og utstyr. Vi følger opp fysiske forhold som lys, støy, luftkvalitet og brannsikkerhet, samt sikker bruk av teknisk utstyr.
• Digital sikkerhet. Som teknologibedrift har vi risiko knyttet til informasjonssikkerhet og personvern. Vi har rutiner og opplæring for trygg bruk av systemer og verktøy, internt og i kundeprosjekter.

Hvorfor har risikoen fått denne vurderingen?

Risikoen for alvorlige HMS-avvik i egen virksomhet vurderes som lav. Vurderingen bygger på systematisk HMS-arbeid integrert i daglig drift og at vi per i dag ikke har registrert vesentlige avvik eller alvorlige hendelser. Samtidig er vi bevisste på iboende risikofaktorer som stillesittende arbeid, perioder med høyt arbeidspress, varierende ergonomi ved hjemmekontor og digitale sikkerhetsutfordringer. Vi følger dette opp gjennom risikovurderinger, vernerunder, HMS-møter og medarbeiderdialog for å identifisere og håndtere forhold tidlig.

Tiltak for å håndtere risiko

• Videreføre og forbedre HMS-arbeidet. Agens AS viderefører HMS-arbeidet gjennom løpende risikovurderinger, opplæring og medvirkning fra ansatte. Vi prioriterer tiltak som reduserer risiko for belastningsplager og stress, sikrer god ergonomi på kontor og ved fjernarbeid, og styrker bevissthet rundt sikker bruk av utstyr og digitale verktøy. Målet er en trygg og inkluderende arbeidsplass som oppfyller lovkrav og understøtter langsiktig helse og trivsel.

Leverandører av programmeringstjenester

Hva er vi usikre på?

Agens AS kjøper i hovedsak programmeringstjenester fra små og mellomstore leverandører med base i Norge, noe som normalt gir god etterlevelse av krav til arbeidsforhold, HMS og grunnleggende rettigheter. Samtidig kan enkelte leverandører benytte underleverandører eller frilansere, inkludert ressurser i utlandet. Dette kan øke risiko knyttet til arbeidsvilkår (arbeidstid, lønn/kompensasjon, kontraktsforhold, sosiale rettigheter og rett til organisering), særlig i land med svakere regulering og tilsyn.

Usikkerheten er derfor knyttet til i hvilken grad eksterne ressurser inngår i leveransene, og hvilke arbeidsvilkår som gjelder i underliggende ledd.

Hvorfor har risikoen fått denne vurderingen?

Vi har per i dag ikke avdekket brudd på krav til anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører av programmeringstjenester. Risikoen vurderes likevel som lav til moderat fordi bruk av frilansere og/eller utenlandske underleverandører kan gi mindre innsyn og større variasjon i praksis. Vi følger derfor opp risikoområder som arbeidstid, arbeidsbelastning, kontrakt/kompensasjon og rettigheter gjennom dialog og dokumentasjonsinnhenting som del av våre aktsomhetsvurderinger.

Tiltak for å håndtere risiko

• Distribusjon av leverandørkrav. Agens AS distribuerer leverandørkrav til leverandører av programmeringstjenester. Kravene tydeliggjør forventninger til respekt for grunnleggende rettigheter og anstendige arbeidsforhold, og skal også videreføres til eventuelle underleverandører og frilansressurser. Dersom leverandøren allerede har tilsvarende policyer og styringssystemer som er i tråd med våre krav, kan dette legges til grunn for oppfølgingen.
• Overvåke og følge opp tiltak hos prioriterte leverandører. For større eller prioriterte leverandører følger vi opp gjennom regelmessig dialog og dokumentgjennomgang, inkludert eventuelle publiserte redegjørelser, etiske retningslinjer og relevante rutiner. Vi har særlig oppmerksomhet på arbeidstid, kompensasjon/kontrakt, rett til organisering og HMS, også der leverandøren benytter eksterne ressurser.
• Utsendelse av spørreundersøkelse. Ved behov gjennomfører vi kartlegging gjennom spørreundersøkelse for å få bedre innsikt i bruk av frilansere/underleverandører og hvordan leverandøren sikrer anstendige arbeidsforhold. Tema kan omfatte arbeidstid, kontrakts- og lønnsforhold, arbeidsbelastning, risikovurderinger, samt tiltak mot diskriminering og for ivaretakelse av grunnleggende rettigheter.
• Stikkprøver hos utvalgte leverandører. Vi kan gjennomføre stikkprøver gjennom målrettet dokumentgjennomgang og dialog, særlig der risikoen vurderes som forhøyet (for eksempel ved bruk av utenlandske ressurser). Dersom leverandøren kan dokumentere etterlevelse gjennom uavhengige revisjoner eller tredjepartsrapporter, kan dette erstatte egne stikkprøver. Ved alvorlige brudd på lovkrav eller våre leverandørkrav kan samarbeidet revurderes, og i siste instans avsluttes.

Spørsmål om vårt arbeid med åpenhetsloven

Spørsmål kan rettes til post@agens.no.

Den signerte redegjørelsen kan lastes ned her (PDF).